Wer kennt es nicht, das ewige „E-Mail-Pingpong“, wenn es darum geht Geschäftstermine zu vereinbaren? Meist dauert es zwei oder gar drei Schleifen, bis endlich ein Termin zwischen mehreren Parteien fixiert ist. „Nein, da kann ich nicht. Aber da kann ich nicht. Wie wäre es an diesem Datum? Nein, da kann ich auch nicht. Ich kann an diesem Tag nur vormittags.“ Und so weiter, und so fort…
Kunden von Microsoft 365 wissen, das geht schlauer.
Bereits seit 2016 gibt es die Outlook-Erweiterung FindTime. Mit diesem Add-In kann man einer E-Mail eine Meeting-Abstimmung hinzufügen. Sehr praktisch ist dabei, dass man bei der Auswahl des Termins bereits sieht, wann die einzuladenden Personen Verfügbarkeiten haben. Wenn sich alle Parteien auf einen Termin geeinigt haben, wird automatisch eine Termineinladung im Namen des Erstellers versendet.
Weitaus bekannter ist die Microsoft 365-App Microsoft Bookings. Damit können Unternehmen mit wenigen Klicks eine eigene Buchungsseite erstellen, auf der man Termine für einzelne Dienstleistungen bereitstellen kann. Sogar die Wahl des gewünschten Ansprechpartners ist möglich. Vor dem gebuchten Termin wird zudem eine Erinnerungs-E-Mail gesendet.
Die Merkl IT GmbH nutzt Bookings um Termine für das Onboarding, Fernwartung oder auch die kostenlose Erstberatung rund um das Thema Modern Workplace bereitzustellen.
Microsoft Bookings wird mit dem persönlichen Microsoft 365-Kalender synchronisiert. Die wichtigste Voraussetzung für die Nutzung ist daher, dass der Kalender konsequent gepflegt wird.
Vor wenigen Tagen hat Microsoft nun verkündet, dass im Juni Personal Bookings ausgerollt wird.
Im Gegensatz zu Microsoft Bookings, das zur Gruppen- und Teamplanung konzipiert wurde, ist Personal Bookings in Outlook nur für den Besitzer des Postfachs gedacht und dessen Verfügbarkeiten. Dadurch kann man freie Termine bei einzelnen Personen direkt buchen. Denkbar ist z.B., dass man in der Signatur den Link zur persönlichen Buchungsseite integriert.
Jeder Mitarbeiter kann so selbst Slots für Besprechungsanfragen bereitstellen; quasi wie eine digitale Sprechstunde ohne Terminfindungsstress.
Viele Vorteile
Alle drei Lösungen erleichtern die Terminvereinbarung enorm und haben folgende Vorteile gemeinsam:
- Das intelligente Echtzeitsystem zur Online-Terminvereinbarung ist bequem und zeitsparend für alle Parteien.
- Man bekommt eine automatische Erinnerungs-E-Mail, wenn man dies einstellt.
- Die Zufriedenheit der Terminvereinbarung steigt. Es sind keine Telefonate und „E-Mail-Pingpong“ mehr nötig.
- Durch die Verknüpfung mit Outlook hat man alle Termine stets im Blick.
- Ebenso wie für Outlook gibt es für Microsoft Bookings eine mobile App und somit hat man auch von überall und mit jedem Endgerät alle Termine im Blick.
- Freie Termine können schnell gebucht werden.
- Die Gefahr von Doppelbuchungen ist bei konsequent gepflegtem Kalender sehr gering.
Sollten Sie weitere Informationen zu Modern Workplace mit Microsoft 365 benötigen, können Sie gerne bei uns via Microsoft Bookings bequem einen kostenlosen Beratungstermin buchen.