Microsoft 365 ist längst mehr als Word, Excel und Outlook. Unternehmen nutzen die Plattform für E-Mail, Teams, Dateien, Zusammenarbeit, Cloudspeicher und zunehmend auch für Sicherheit und KI.
Doch was kostet Microsoft 365 eigentlich?
Die Antwort hängt vor allem davon ab, welche Lizenz ein Unternehmen benötigt und wie Microsoft 365 betrieben wird. Die reinen Lizenzkosten sind nämlich nur ein Teil der tatsächlichen Kosten.
In diesem Beitrag zeigen wir die aktuellen Microsoft 365-Preise für Unternehmen, erklären die Unterschiede zwischen den wichtigsten Business-Lizenzen und zeigen, welche zusätzlichen Kosten bei Einführung, Sicherheit, Backup und laufender Betreuung entstehen können.
Microsoft 365 Preise für Unternehmen im Überblick
Für kleine und mittelständische Unternehmen bietet Microsoft mit Business Basic, Business Standard und Business Premium drei zentrale Business-Pläne an. Die Microsoft 365 Business-Pläne können für bis zu 300 Benutzer eingesetzt werden.
| Microsoft 365-Lizenz | Jahresabo pro Benutzer/Monat* | Monatsabo pro Benutzer/Monat* | Kurz erklärt |
| Business Basic | 6,07 € | 7,28 € | Web- und Mobil-Apps, E-Mail, Teams und Cloudspeicher |
| Business Standard | 12,13 € | 14,56 € | Zusätzliche Desktop-Versionen von Word, Excel, Outlook & Co. |
| Business Premium | 19,06 € | 22,87 € | Zusätzlich erweiterte Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen |
* Preise zzgl. MwSt.; Stand September 2026, bei jährlicher Abrechnung bzw. monatlichem Abonnement. Microsoft weist darauf hin, dass sich Preise und Bedingungen ändern können.
Die Unterschiede zwischen den drei Lizenzen sind erheblich. Deshalb sollte ein Unternehmen nicht einfach für alle Mitarbeiter dieselbe Lizenz buchen, sondern prüfen, welche Funktionen tatsächlich benötigt werden.
Was kostet Microsoft 365 pro Benutzer?
Die einfachste Rechnung lautet:
Microsoft 365-Kosten = Anzahl der Benutzer × Lizenzpreis
Ein Unternehmen mit 25 Mitarbeitern würde beispielsweise bei jährlicher Abrechnung folgende reine Lizenzkosten haben:
- Business Basic: 25 × 6,07 € = 151,75 € pro Monat
- Business Standard: 25 × 12,13 € = 303,25 € pro Monat
- Business Premium: 25 × 19,06 € = 476,50 € pro Monat
Bei 50 Benutzern wären es entsprechend 303,50 €, 606,50 € bzw. 953,00 € pro Monat.
Das sind jedoch ausschließlich die Microsoft-Lizenzkosten. Für eine realistische Kalkulation der IT-Kosten müssen weitere Leistungen berücksichtigt werden.
Microsoft 365 Business Basic: Was ist enthalten?
Microsoft 365 Business Basic kostet aktuell 6,07 € pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Im Monatsabo sind es 7,28 € pro Benutzer und Monat. Die Preise verstehen sich jeweils zuzüglich Mehrwertsteuer.
Business Basic richtet sich vor allem an Unternehmen, die mit den Web- und Mobilversionen der Microsoft 365-Anwendungen arbeiten möchten.
Enthalten sind unter anderem:
- Word, Excel, PowerPoint und Outlook als Web- und Mobilversion
- professionelle E-Mail
- Microsoft Teams
- 1 TB OneDrive-Speicher pro Benutzer
- SharePoint
- weitere Business-Anwendungen wie Planner, Forms und Bookings
Die Desktop-Versionen der klassischen Office-Anwendungen sind bei Business Basic dagegen nicht enthalten.
Microsoft 365 Business Standard: Was ist enthalten?
Microsoft 365 Business Standard kostet aktuell 12,13 € pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Im Monatsabo beträgt der Preis 14,56 € pro Benutzer und Monat.
Der wesentliche Unterschied zu Business Basic: Die bekannten Office-Anwendungen stehen zusätzlich als Desktop-Versionen zur Verfügung.
Dazu gehören unter anderem:
- Word
- Excel
- PowerPoint
- Outlook
- OneNote
- Microsoft Teams
- Exchange Online
- OneDrive
- SharePoint
Auch hier stehen 1 TB Cloudspeicher pro Benutzer zur Verfügung.
Für viele klassische Büroarbeitsplätze ist Business Standard deshalb die naheliegende Ausgangsbasis.
Microsoft 365 Business Premium: Mehr Sicherheit inklusive
Microsoft 365 Business Premium kostet aktuell 19,06 € pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Bei monatlicher Abrechnung sind es 22,87 € pro Benutzer und Monat.
Business Premium enthält die Funktionen von Business Standard und ergänzt sie um umfangreichere Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen.
Dazu gehören unter anderem:
- erweiterte Identitäts- und Zugriffsverwaltung
- Geräteverwaltung
- Schutz vor Phishing und Malware
- erweiterter Bedrohungsschutz
- Informationsschutz
- Funktionen für den Schutz von Unternehmensdaten
Microsoft positioniert Business Premium ausdrücklich als Kombination aus Produktivität und umfassender Sicherheit für Unternehmen.
Gerade für Unternehmen, die Microsoft 365 nicht nur als Office-Paket, sondern als zentrale Arbeitsplattform einsetzen, kann dieser Unterschied relevant sein.
Was ist der Unterschied zwischen Microsoft 365 Basic, Standard und Premium?
Vereinfacht lässt sich der Unterschied so zusammenfassen:
Business Basic
Für Unternehmen, die hauptsächlich mit Web- und Mobilversionen arbeiten.
Business Standard
Für klassische Büroarbeitsplätze, die zusätzlich die vollständigen Desktop-Anwendungen benötigen.
Business Premium
Für Unternehmen, die neben den Office-Anwendungen auch umfangreichere Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen benötigen.
Welche Lizenz tatsächlich sinnvoll ist, hängt jedoch vom jeweiligen Arbeitsplatz ab. Nicht jeder Benutzer benötigt zwangsläufig dieselbe Lizenz.
Was kostet Microsoft 365 für 10, 25 oder 50 Mitarbeiter?
Die folgende Beispielrechnung zeigt die reinen Lizenzkosten bei jährlicher Abrechnung:
Mitarbeiter | Business Basic | Business Standard | Business Premium |
10 | 60,70 € | 121,30 € | 190,60 € |
25 | 151,75 € | 303,25 € | 476,50 € |
50 | 303,50 € | 606,50 € | 953,00 € |
100 | 607,00 € | 1.213,00 € | 1.906,00 € |
Alle Werte sind monatliche Nettokosten bei jährlicher Abrechnung und dienen als Beispielrechnung. Die tatsächlichen Kosten können durch unterschiedliche Lizenzkombinationen, zusätzliche Dienste oder Preisänderungen abweichen. Die zugrunde liegenden aktuellen Microsoft-Listenpreise sind 6,07 €, 12,13 € und 19,06 € pro Benutzer und Monat.
Microsoft 365 Kosten sind mehr als die Lizenz
Hier liegt ein Punkt, der bei Preisvergleichen häufig untergeht.
Ein Unternehmen kauft mit einer Microsoft 365-Lizenz nicht automatisch die komplette Einführung und Betreuung seiner Microsoft-365-Umgebung.
Zusätzliche Aufwände können beispielsweise entstehen für:
- Planung und Konzeption
- Einrichtung des Microsoft 365-Tenants
- Migration von E-Mail und Daten
- Benutzer- und Berechtigungskonzepte
- Einrichtung von Microsoft Teams
- SharePoint-Strukturen
- Sicherheitskonfiguration
- Geräteverwaltung
- Backup
- laufende Administration
- Support und Fehleranalyse
Die tatsächlichen Microsoft 365-Gesamtkosten eines Unternehmens bestehen deshalb häufig aus mehreren Bausteinen.
Was kostet die Einführung von Microsoft 365?
Die Einführungskosten lassen sich nicht pauschal beziffern.
Ein Unternehmen mit zehn Arbeitsplätzen und einer einfachen Ausgangssituation benötigt deutlich weniger Aufwand als ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern, gewachsener Serverlandschaft, mehreren Standorten und einer bestehenden Exchange-Umgebung.
Zu den typischen Aufgaben einer Microsoft 365-Einführung gehören beispielsweise:
- Analyse der bestehenden IT
- Planung der Zielumgebung
- Einrichtung des Tenants
- Benutzer- und Lizenzkonzept
- Migration von E-Mail und Dateien
- Konfiguration von Teams, SharePoint und OneDrive
- Sicherheitskonfiguration
- Einrichtung und Test der Arbeitsplätze
- Schulung der Mitarbeiter
- Übergabe in den laufenden Betrieb
Je komplexer die Ausgangssituation, desto wichtiger wird eine saubere Planung.
Was kostet die laufende Betreuung von Microsoft 365?
Auch nach der Einführung ist Microsoft 365 kein System, das einmal eingerichtet wird und anschließend dauerhaft unverändert bleibt.
Benutzer kommen hinzu oder verlassen das Unternehmen. Berechtigungen ändern sich. Microsoft veröffentlicht neue Funktionen. Sicherheitsanforderungen entwickeln sich weiter.
Hinzu kommen Aufgaben wie:
- Benutzerverwaltung
- Lizenzverwaltung
- Sicherheitsüberwachung
- Administration
- Fehleranalyse
- Änderungen an Teams und SharePoint
- Unterstützung der Mitarbeiter
- regelmäßige Überprüfung der Konfiguration
Unternehmen sollten deshalb bei der Kalkulation nicht nur fragen:
„Was kostet die Microsoft 365-Lizenz?“
Sondern auch:
„Was kostet uns der sichere und zuverlässige Betrieb?“
Ist Microsoft 365 automatisch sicher?
Nein.
Microsoft stellt umfangreiche Sicherheitsfunktionen bereit. Die sichere Konfiguration und Nutzung der Umgebung bleibt jedoch eine gemeinsame Aufgabe.
Gerade Identitäten, Berechtigungen, Zugriffskontrollen und Konfigurationen spielen eine wichtige Rolle.
Microsoft 365 Business Premium enthält beispielsweise zusätzliche Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen.
Für Unternehmen, die ihre Microsoft 365-Umgebung strukturiert absichern möchten, kann ein Microsoft 365 Tenant Hardening sinnvoll sein.
Mehr Informationen dazu finden Sie bei Merkl IT unter Microsoft 365 Tenant Hardening.
Braucht Microsoft 365 ein zusätzliches Backup?
Auch diese Frage wird bei der Kalkulation häufig vergessen.
Microsoft stellt die Infrastruktur und zahlreiche Funktionen für die Verfügbarkeit der Microsoft 365-Dienste bereit. Ein eigenes Backup-Konzept für Unternehmensdaten ist davon jedoch nicht automatisch erledigt.
Je nach Anforderungen kann es sinnvoll sein, Microsoft 365-Daten zusätzlich zu sichern und eine unabhängige Wiederherstellung zu ermöglichen.
Das betrifft beispielsweise:
- Exchange Online
- OneDrive
- SharePoint
- Microsoft Teams
Merkl IT bietet hierfür Managed Backup & Recovery für Unternehmen an.
Was kostet Microsoft 365 mit Copilot?
Microsoft 365 Copilot ist nicht einfach mit jeder Microsoft 365-Lizenz kostenlos enthalten.
Microsoft bietet inzwischen beispielsweise Kombinationen aus Microsoft 365 Business-Lizenzen und Copilot Business an. Der aktuelle Preis für Microsoft 365 Business Premium inklusive Microsoft 365 Copilot Business liegt bei 27,73 € pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung.
Für Unternehmen ist deshalb die Frage wichtig, welche Mitarbeiter Copilot tatsächlich benötigen.
Nicht jeder Arbeitsplatz muss automatisch mit einer zusätzlichen KI-Lizenz ausgestattet werden.
Merkl IT hat die wichtigsten Voraussetzungen, Kosten und Fragen rund um die Einführung bereits ausführlicher im Beitrag Microsoft 365 Copilot für Unternehmen: Voraussetzungen, Kosten und Einführung beschrieben.
Welche Microsoft 365-Lizenz ist die richtige?
Eine pauschale Empfehlung für jedes Unternehmen gibt es nicht.
Eine einfache Orientierung:
Business Basic kann ausreichen, wenn Web- und Mobilversionen der Anwendungen benötigt werden.
Business Standard ist interessant, wenn Mitarbeiter die vollständigen Desktop-Anwendungen benötigen.
Business Premium wird besonders interessant, wenn Microsoft 365 gleichzeitig stärker für Sicherheit, Geräteverwaltung und den Schutz von Unternehmensdaten genutzt werden soll.
In der Praxis kann auch eine Kombination verschiedener Lizenzen sinnvoll sein.
Entscheidend ist deshalb nicht, möglichst viele Funktionen einzukaufen, sondern die Lizenzierung an den tatsächlichen Anforderungen der Mitarbeiter auszurichten.
Microsoft 365 selbst verwalten oder betreuen lassen?
Microsoft 365 lässt sich grundsätzlich selbst administrieren.
Für kleinere Unternehmen kann das zunächst attraktiv erscheinen. Mit zunehmender Größe und Komplexität steigt jedoch auch der Aufwand.
Ein Unternehmen muss unter anderem Benutzer, Berechtigungen, Sicherheit, Geräte, Updates, Datenablagen und Support im Blick behalten.
Gerade wenn keine eigene IT-Abteilung vorhanden ist oder interne IT-Mitarbeiter bereits stark ausgelastet sind, kann eine externe Betreuung sinnvoll sein.
Die Merkl IT unterstützt Unternehmen bei der Planung, Einführung und laufenden Betreuung moderner Microsoft 365-Arbeitsumgebungen – von der Strategie über die technische Umsetzung bis zum dauerhaften Betrieb.
Mehr über den Modern Workplace mit Microsoft 365 erfahren Sie auf unserer Leistungsseite.
Häufige Fragen zu den Microsoft-365-Kosten
Was kostet Microsoft 365 für Unternehmen?
Die aktuellen Business-Lizenzen beginnen bei 6,07 € pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Business Standard kostet 12,13 €, Business Premium 19,06 € pro Benutzer und Monat. Die Preise gelten netto und können sich ändern.
Was kostet Microsoft 365 für 10 Mitarbeiter?
Bei jährlicher Abrechnung liegen die reinen Lizenzkosten für zehn Benutzer je nach Business-Lizenz aktuell zwischen 60,70 € und 190,60 € pro Monat.
Was kostet Microsoft 365 für 50 Mitarbeiter?
Bei 50 Benutzern liegen die reinen Lizenzkosten bei jährlicher Abrechnung aktuell zwischen 303,50 € und 953,00 € pro Monat – abhängig vom gewählten Business-Plan.
Was ist die günstigste Microsoft 365-Lizenz für Unternehmen?
Bei den Business-Plänen mit Teams ist Microsoft 365 Business Basic aktuell die günstigste Variante. Sie kostet bei jährlicher Abrechnung 6,07 € pro Benutzer und Monat.
Was ist der Unterschied zwischen Microsoft 365 Business Basic und Standard?
Business Basic enthält die Web- und Mobilversionen der Microsoft 365-Apps. Business Standard ergänzt diese um die Desktop-Versionen von Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook.
Was kostet Microsoft 365 Business Premium?
Business Premium kostet aktuell 19,06 € pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung bzw. 22,87 € bei monatlicher Abrechnung. Die Preise verstehen sich zuzüglich Mehrwertsteuer.
Ist Microsoft 365 mit Copilot teurer?
Ja. Microsoft 365 Copilot Business kann als zusätzliche bzw. kombinierte Lizenz angeboten werden. Die Kosten hängen von der gewählten Microsoft 365-Lizenz und dem Lizenzmodell ab.
Ist Microsoft 365 ein monatliches oder jährliches Abo?
Microsoft bietet unterschiedliche Abrechnungsmodelle an. Unternehmen können unter anderem monatliche Abonnements sowie Jahresabonnements mit monatlicher oder jährlicher Zahlung wählen. Bei den Business-Plänen sind die Preise bei jährlicher Abrechnung niedriger als beim monatlichen Abonnement.
Fazit: Was kostet Microsoft 365 wirklich?
Die Frage „Was kostet Microsoft 365?“ lässt sich nicht mit einer einzigen Zahl beantworten.
Die aktuellen Lizenzkosten für die gängigen Business-Pläne liegen bei 6,07 €, 12,13 € oder 19,06 € pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung.
Die tatsächlichen Kosten eines Unternehmens können jedoch höher liegen.
Denn neben den Lizenzen müssen je nach Umgebung auch Einführung, Migration, Sicherheit, Backup, Administration, Support und laufende Betreuung berücksichtigt werden.
Wer Microsoft 365 nur nach dem günstigsten Lizenzpreis auswählt, betrachtet deshalb nur einen Teil der Rechnung.
Die entscheidende Frage lautet nicht nur: Was kostet Microsoft 365?
Sondern:
Was benötigt unser Unternehmen und was kostet ein sicherer, zuverlässiger und gut betreuter Betrieb?
Microsoft 365 professionell einführen und betreiben
Die Merkl IT unterstützt mittelständische Unternehmen bei der Planung, Einführung und laufenden Betreuung von Microsoft 365.
Von der Auswahl der passenden Lizenzen über die Migration und Einrichtung bis zur Absicherung und laufenden Betreuung begleiten wir Unternehmen auf dem Weg zu einer modernen Arbeitsumgebung.
