Künstliche Intelligenz hält zunehmend Einzug in den Arbeitsalltag. Viele Mitarbeitende nutzen bereits KI-Anwendungen privat oder testen öffentlich verfügbare Lösungen für erste Aufgaben. Doch wie sieht es im Unternehmensumfeld aus? Welche Voraussetzungen sind für Microsoft 365 Copilot notwendig, welche Kosten entstehen und welche Anforderungen müssen Unternehmen in Bezug auf Datenschutz, Sicherheit und Berechtigungen beachten?
In diesem Beitrag zeigen wir, worauf Unternehmen bei der Einführung von Microsoft 365 Copilot achten sollten und warum eine erfolgreiche KI-Einführung weit mehr ist als die Aktivierung einer zusätzlichen Lizenz.
Was ist Microsoft 365 Copilot?
Microsoft 365 Copilot ist die KI-Lösung von Microsoft für Unternehmen und in Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams und SharePoint integriert.
Im Unterschied zu frei verfügbaren KI-Diensten nutzt Microsoft 365 Copilot die Informationen, auf die Mitarbeitende innerhalb ihrer Microsoft 365-Umgebung bereits berechtigt zugreifen können. Dadurch lassen sich beispielsweise Dokumente zusammenfassen, E-Mails formulieren, Besprechungen auswerten, Präsentationen erstellen oder Informationen aus unterschiedlichen Quellen schneller zusammenführen.
Wichtig ist dabei die Unterscheidung zwischen dem kostenlosen Microsoft Copilot für Privatnutzer und Microsoft 365 Copilot für Unternehmen. Die Unternehmenslösung wurde speziell für den professionellen Einsatz entwickelt und bietet die Integration in bestehende Microsoft-365-Sicherheits-, Compliance- und Berechtigungskonzepte.
Was kostet Microsoft 365 Copilot?
Microsoft 365 Copilot wird als zusätzliche Lizenz zu den bestehenden Microsoft 365-Plänen bereitgestellt.
Die Kosten liegen aktuell ab ca. 18 Euro pro Benutzer und Monat. Die Abrechnung erfolgt zusätzlich zur vorhandenen Microsoft 365-Lizenz.
Für Unternehmen stellt sich daher schnell die Frage, welche Mitarbeitenden tatsächlich von Copilot profitieren und in welchen Bereichen der größte Mehrwert entsteht. In vielen Fällen empfiehlt sich ein schrittweiser Einstieg mit ausgewählten Anwendergruppen, bevor die Nutzung unternehmensweit ausgerollt wird.
Entscheidend ist dabei nicht nur der Lizenzpreis, sondern vor allem der tatsächliche Nutzen im Arbeitsalltag. Werden wiederkehrende Aufgaben automatisiert, Informationen schneller gefunden oder Dokumente effizienter erstellt, kann sich die Investition bereits nach kurzer Zeit auszahlen.
Die Brücke zwischen privater und geschäftlicher KI-Nutzung
Wer privat eine öffentliche KI nutzt, gibt häufig bewusst oder unbewusst Informationen an einen externen Dienst weiter. Je nach Anbieter können eingegebene Inhalte zur Verbesserung und zum Training von KI-Modellen verwendet werden, sofern dies nicht ausdrücklich ausgeschlossen oder deaktiviert wurde.
Im Unternehmensumfeld sieht die Situation deutlich sensibler aus. Hier werden täglich vertrauliche Informationen verarbeitet, beispielsweise Kundendaten, Vertragsinhalte, Kalkulationen, interne Dokumente oder Projektdetails. Solche Daten gehören nicht in beliebige öffentliche KI-Systeme, bei denen Unternehmen keinen direkten Einfluss auf Datenschutz, Datenverarbeitung oder Zugriffsrechte haben.
Darüber hinaus müssen Unternehmen die Anforderungen der DSGVO berücksichtigen. Insbesondere bei KI-Diensten von Anbietern außerhalb der Europäischen Union stellt sich die Frage, wo Daten verarbeitet werden, welche Unterauftragnehmer beteiligt sind und ob personenbezogene Informationen in Drittländer übertragen werden.
Mit der zunehmenden Nutzung von KI gewinnen außerdem Governance und klare Nutzungsrichtlinien an Bedeutung. Unternehmen sollten verbindlich festlegen:
- welche KI-Lösungen im Unternehmen eingesetzt werden dürfen,
- welche Arten von Daten verarbeitet werden dürfen,
- welche Informationen niemals in KI-Systeme eingegeben werden dürfen,
- wie KI-Ergebnisse überprüft werden,
- welche Verantwortlichkeiten für den KI-Einsatz gelten.
Auch regulatorische Anforderungen spielen eine immer wichtigere Rolle. Der EU AI Act verpflichtet Unternehmen dazu, angemessene Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden zu ergreifen. Mitarbeitende, die KI nutzen, sollten die Chancen und Risiken der Technologie verstehen und verantwortungsvoll einsetzen können.
Auf welche Daten kann Microsoft 365 Copilot zugreifen?
Microsoft 365 Copilot greift nicht beliebig auf sämtliche Unternehmensdaten zu. Grundsätzlich kann Copilot nur auf Informationen zugreifen, für die der angemeldete Benutzer bereits über die entsprechenden Berechtigungen verfügt.
Die Grundlage dafür bildet der Microsoft Graph. Dieser verbindet Informationen aus Microsoft-365-Diensten wie SharePoint, OneDrive, Teams, Outlook oder OneNote und stellt sie im jeweiligen Sicherheitskontext des Benutzers bereit.
Copilot arbeitet mit bestehenden Berechtigungen
Ein häufiges Missverständnis besteht darin, dass Copilot besondere Zugriffsrechte besitzt oder auf Informationen zugreifen kann, die Mitarbeitende normalerweise nicht sehen dürfen.
Das ist nicht der Fall.
Copilot arbeitet stets im Sicherheitskontext des angemeldeten Benutzers. Das bedeutet:
- Copilot erweitert keine Berechtigungen.
- Copilot umgeht keine Sicherheitsmechanismen.
- Copilot kann nur Inhalte verarbeiten, auf die der Benutzer bereits Zugriff hat.
- Copilot ermöglicht keinen Zugriff auf Daten ohne entsprechende Berechtigung.
Wenn ein Mitarbeiter keinen Zugriff auf ein Dokument, einen Teams-Kanal oder eine SharePoint-Bibliothek besitzt, kann Copilot diese Inhalte ebenfalls nicht für Antworten oder Zusammenfassungen verwenden.
Warum Berechtigungen so wichtig sind
Gerade die Einführung von Microsoft 365 Copilot macht sichtbar, wie wichtig ein sauberes Berechtigungskonzept ist. In vielen Unternehmen sind Freigaben über Jahre gewachsen. Dokumente wurden geteilt, Berechtigungen erweitert oder Inhalte versehentlich einem größeren Personenkreis zugänglich gemacht.
Copilot schafft dabei kein neues Sicherheitsrisiko, macht vorhandene Berechtigungen jedoch deutlich nutzbarer. Sind vertrauliche Informationen bereits für zu viele Personen freigegeben, können diese Informationen im Rahmen der bestehenden Rechte auch von Copilot verarbeitet werden.
Besondere Aufmerksamkeit verdienen deshalb sensible Inhalte wie:
- Personalakten
- Gehaltsdaten
- Vertragsunterlagen
- Kalkulationen
- Finanzdaten
- Geschäftsführungs- und Managementdokumente
Vor der Einführung von Microsoft 365 Copilot empfiehlt sich daher eine sorgfältige Überprüfung der bestehenden Zugriffs- und Berechtigungsstrukturen.
Wo verarbeitet Microsoft 365 Copilot die Daten?
Microsoft 365 Copilot wurde für den Unternehmenseinsatz entwickelt und berücksichtigt die Sicherheits-, Compliance- und Datenschutzanforderungen von Microsoft 365.
Für Unternehmen in Europa ist insbesondere die sogenannte EU Data Boundary relevant. Sie soll dazu beitragen, dass definierte Kundendaten innerhalb europäischer Verarbeitungsgrenzen verarbeitet werden.
Nutzung von KI-Modellen anderer Anbieter
Microsoft erweitert Copilot kontinuierlich um zusätzliche KI-Modelle verschiedener Anbieter. Neben den Modellen von OpenAI können in bestimmten Szenarien beispielsweise auch Modelle von Anthropic (Claude) zum Einsatz kommen.
Unternehmen sollten hierbei beachten, dass nicht alle Modelle automatisch unter die EU Data Boundary fallen. Microsoft weist beispielsweise darauf hin, dass Anthropic-Modelle in verschiedenen Copilot-Szenarien derzeit außerhalb der EU Data Boundary verarbeitet werden können. Entsprechende Funktionen müssen teilweise durch Administratoren freigegeben werden oder sind für europäische Mandanten standardmäßig eingeschränkt.
Deshalb sollten Unternehmen klar definieren:
- welche KI-Modelle eingesetzt werden dürfen,
- welche KI-Anbieter freigegeben sind,
- welche Daten verarbeitet werden dürfen,
- welche Datenschutz- und Compliance-Anforderungen gelten.
Die Frage lautet also nicht nur, auf welche Daten Copilot zugreifen darf, sondern auch, welches KI-Modell diese Daten verarbeitet und wo die Verarbeitung stattfindet.
Kosten im Griff behalten
Nicht jeder Mitarbeitende benötigt sofort eine Copilot-Lizenz. Unternehmen sollten zunächst prüfen, in welchen Bereichen der größte Mehrwert entsteht.
Oft profitieren besonders:
- Geschäftsführung und Management
- Vertrieb
- Marketing
- Projektmanagement
- Personalwesen
- Wissensarbeiter mit hohem Dokumentations- und Kommunikationsaufwand
Ein Pilotprojekt mit ausgewählten Nutzern ermöglicht es, Erfahrungen zu sammeln und den tatsächlichen Nutzen zu bewerten, bevor die Lösung breiter eingeführt wird.
KI-Einführung ist kein IT-Projekt von der Stange
Ein häufiges Missverständnis besteht darin, dass Microsoft 365 Copilot lediglich lizenziert und anschließend sofort produktiv genutzt werden kann. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass eine erfolgreiche KI-Einführung auf einer gut aufgestellten Microsoft 365-Umgebung basiert.
Gerade die Einführung von Copilot macht sichtbar, wo Unternehmen ihre Hausaufgaben in den Bereichen Modern Workplace, Berechtigungen, Governance und IT-Sicherheit noch erledigen müssen. Denn Copilot arbeitet mit den vorhandenen Daten und Berechtigungen innerhalb der Microsoft-365-Umgebung.
Bevor KI-Lösungen produktiv eingesetzt werden, sollten insbesondere folgende Grundlagen überprüft werden:
- Berechtigungs- und Rollenkonzepte
- Datenablagen in SharePoint, Teams und OneDrive
- Sicherheits- und Compliance-Einstellungen
- Datenschutzanforderungen
- Microsoft 365- und Modern-Workplace-Strukturen
Unternehmen profitieren von einer strukturierten Vorbereitung. Wer zunächst die technischen und organisatorischen Grundlagen schafft, kann Microsoft 365 Copilot anschließend sicher, effizient und mit maximalem Nutzen einsetzen.
Ihr Partner für die technischen Grundlagen der KI-Einführung
Die Merkl IT unterstützt Unternehmen dabei, ihre Microsoft 365-Umgebung fit für den KI-Einsatz zu machen. Dazu gehören insbesondere die Bereiche Modern Workplace, Cyber Security, Berechtigungskonzepte, Governance und die sichere Bereitstellung von Microsoft-365-Diensten.
Gemeinsam schaffen wir die Voraussetzungen, damit Microsoft 365 Copilot sicher und wirtschaftlich eingesetzt werden kann.
Fazit
Microsoft 365 Copilot eröffnet Unternehmen neue Möglichkeiten, Wissen effizienter zu nutzen, Prozesse zu beschleunigen und Mitarbeitende im Arbeitsalltag zu entlasten. Der erfolgreiche Einsatz beginnt jedoch nicht mit der Lizenzierung, sondern mit den richtigen technischen und organisatorischen Voraussetzungen.
Datenschutz, Governance, Berechtigungskonzepte und IT-Sicherheit sind dabei ebenso wichtig wie die eigentliche KI-Technologie. Unternehmen, die diese Grundlagen schaffen, können das Potenzial von KI deutlich besser ausschöpfen und gleichzeitig Risiken minimieren.
Unser Expertentipp: KI ist weit mehr als ein neuer Softwaretrend. Unternehmen, die heute die richtigen Grundlagen schaffen, profitieren morgen von effizienteren Prozessen, besserem Wissensmanagement und produktiveren Mitarbeitenden. Mit einer durchdachten Strategie und Microsoft 365 Copilot als sicherer Unternehmenslösung schaffen Sie die Basis für einen nachhaltigen und erfolgreichen KI-Einsatz.
Sie möchten prüfen, ob Ihre Microsoft 365-Umgebung bereits Copilot-ready ist? Die Experten der Merkl IT unterstützen Sie gerne dabei, die technischen Voraussetzungen für einen sicheren und erfolgreichen KI-Einsatz zu schaffen.
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