Kostenreduktion dank E-Mail-Management
Um bis zu 30 % lassen sich die Kosten herunterschrauben, wenn ein ausgefeiltes E-Mail-Management im Unternehmen eingeführt wird, wie es die Software-as-a-Service-Lösung von Merkl IT ermöglicht. Im Rahmen des E-Mail-Management werden weitergeleitete Mails einschließlich der Anhänge zentral und nur einmal archiviert, und eben nicht mehr in jedem einzelnen User-Postfach. Insgesamt vereinfacht sich die Administration der E-Mail-Applikation erheblich, beispielsweise entfällt die kostenintensive, nutzerindividuelle Speicherung von PST-Dateien.

E-Mailarchivierung im Namen des Gesetzes
Eine Vielzahl rechtlicher Vorschriften schreibt die revisionssichere Ablage der E-Mails vor, d.h. der Nutzer hat keine Möglichkeit, an der bereits archivierten Mail oder ihren Anhängen noch etwas zu verändern. Zum Beispiel fordert die Abgabenordnung die lückenlose Archivierung aller steuerrelevanten Dokumente ? und dazu zählen auch die entsprechenden E-Mails. Um die permanent wachsende Zahl an juristischen Vorgaben zu erfüllen, bietet Merkl IT -SaaS-Lösung eine spezielle Compliance-Funktionalität, das sogenannte "Journaling". Dabei wird von jeder versandten bzw. empfangenen E-Mail jeweils automatisch eine Kopie erzeugt und als komprimierte Datei zusammen mit den zugehörigen Metadaten revisionssicher im Rechenzentrum aufbewahrt.

Nutzerfreundlich zu bedienen - auch mobil
Wichtig sind aus Sicht des Users insbesondere die nahtlose Integration in die Bedienoberfläche der E-Mail-Applikation wie Microsoft Outlook oder Lotus Notes sowie eine leistungsstarke Suchfunktion, die ihm einen raschen Zugriff auf die benötigten Mails aus dem Archiv ermöglicht.

Zusammen mit unserem Kooperationspartner IT-Recht-Kanzlei unterstützen wir Sie und Ihre Kollegen bei der Einführung einer gesetzeskonformen und effizienten Lösung zur E-Mail-Archivierung.